Niektóre podmioty zobowiązane są przepisami prawa do wykupienia polisy od odpowiedzialności cywilnej. Przykładem jest OC księgowego, który prowadzi własną działalność gospodarczą. Warto wiedzieć również o tym, że obowiązkowe ubezpieczenie OC biur rachunkowych dotyczy jedynie tych podmiotów, które prowadzą usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nie dotyczy to więc biur, które rozliczają jedynie sprawy kadrowe i pracownicze. Dlaczego warto kupić OC i na jakie dodatkowe klauzule dobrze jest się zdecydować? Ile kosztuje ubezpieczenie biura rachunkowego? Zapraszamy do zapoznania się z naszym opracowaniem.
Z tego artykułu dowiesz się:
Wprowadzenie do obowiązkowego ubezpieczenia OC dla biur rachunkowych
Praca księgowego wymaga skupienia i skrupulatności oraz regularnego aktualizowania wiedzy ze względu na ciągle zmieniające się przepisy podatkowe. Niestety, nawet stosunkowo niewielki błąd biura rachunkowego może mieć bardzo negatywne konsekwencje dla finansów klienta, dlatego na księgowych spoczywa ogromna odpowiedzialność finansowa. Jeżeli z uwagi na błąd w rozliczeniu klient będzie wymagał zadośćuczynienia, ubezpieczenie OC biura rachunkowego może pokryć straty.
Dlaczego ubezpieczenie OC jest niezbędne dla biur rachunkowych?
Polskie prawo zobowiązuje wszystkie podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych do wykupienia obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. OC dla biur rachunkowych znosi odpowiedzialność z osoby ubezpieczonej na ubezpieczyciela, w przypadku wyrządzenia jakiejkolwiek szkody, wynikającej z prowadzonej działalności. W zależności od wybranego zakresu polisy, można ubezpieczyć się nie tylko od szkód majątkowych klientów, ale również uszkodzeń w budynku, wynikających z korzystania z niego w trakcie pracy.
Obowiązek posiadania ubezpieczenia OC biura rachunkowego reguluje Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Polisa OC dla biur rachunkowych nie obejmuje jednak szkód, które powstały w wyniku działań wojennych lub terrorystycznych, rozruchów i zamieszek oraz stanu wojennego. W zakres OC nie wchodzą również m.in. szkody wyrządzone przez ubezpieczonego, który nie spełnia już warunków niezbędnych do prowadzenia biura rachunkowego. Z OC nie zapłacisz też kar umownych.
Znaczenie OC w branży rachunkowej
Polisa OC biur rachunkowych to doskonała ochrona, ponieważ nawet najbardziej doświadczony księgowy ma prawo się pomylić lub nie dopełnić w określonym czasie swoich obowiązków. Bywa, że taka sytuacja ma bardzo kosztowne skutki dla klienta, który powierza biuru rachunkowemu swoje finanse oraz kwestie podatkowe. Ubezpieczenie OC biura rachunkowego warto więc dopasować do indywidualnego charakteru prowadzonej działalności. Rozliczając podatki osób o normalnych dochodach, wystarczy zdecydować się na proponowaną przez zakład ubezpieczeń sumę gwarantowaną. Jeśli jednak firma obsługuje duże firmy, wówczas polisa OC biura rachunkowego będzie bardziej kosztowna w skali roku, ale też zagwarantuje większe bezpieczeństwo.
Podobnie, jak ubezpieczenie OC pracodawcy, ubezpieczenie OC biura rachunkowego również zapewnia stabilizację finansową i stanowi poduszkę bezpieczeństwa. Jeśli dojdzie do zaniedbania ze strony pracownika biura rachunkowego, wówczas ubezpieczenie OC biura rachunkowego pokrywa koszty związane ze szkodą. Firma ubezpieczeniowa zajmuje się również przeprowadzeniem całego postępowania wyjaśniającego. Poważni klienci zwykle sprawdzają, czy biuro rachunkowe dysponuje taką polisą.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każde biuro rachunkowe, które świadczy usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych dla innych podmiotów, musi kupić polisę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Podobnie, jak ubezpieczenie OC pracodawcy, to ubezpieczenie również zapewnia stabilizację finansową i stanowi poduszkę bezpieczeństwa. Jeśli dojdzie do nieumyślnego zaniedbania ze strony pracownika biura rachunkowego, wówczas ubezpieczenie OC biura rachunkowego pokrywa wszystkie koszty związane ze szkodą. Firma ubezpieczeniowa zajmuje się również przeprowadzeniem całego postępowania wyjaśniającego. Poważni klienci zwykle sprawdzają, czy biuro rachunkowe dysponuje taką polisą. Jeśli jest to jednoosobowa firma, szczególnie warto zwrócić na to uwagę. Istotne jest, aby biuro rachunkowe było w stanie zrekompensować ewentualne szkody.
Przegląd odpowiedzialności prawnej biur rachunkowych
Odpowiedzialność odszkodowawcza biura rachunkowego bazuje na artykule 471 Kodeksu Cywilnego, zgodnie z którym biuro ma obowiązek naprawienia szkody, która powstała na skutek nienależytego wykonania lub niewykonania jego obowiązków. Wyjątkiem jest sytuacja, w którym do niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków doszło w wyniku okoliczności, za które biuro rachunkowe nie jest odpowiedzialne.
Należy również zaznaczyć, że zawarcie umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej nie znosi odpowiedzialności właściciela biura rachunkowego, ponieważ poszkodowany klient może dochodzić roszczeń od ubezpieczyciela, ubezpieczonego lub jednocześnie od biura rachunkowego i towarzystwa ubezpieczeniowego. Jednak, jeżeli to ubezpieczony spełni roszczenia, ma prawo zażądać zwrotu od ubezpieczyciela, z którym podpisał umowę OC.
Zakres ochrony oferowanej przez obowiązkowe OC
Bardzo możliwe, że jako właściciel biura rachunkowego zastanawiasz się, co obejmuje obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Jak wspomnieliśmy wyżej, polisa dotyczy odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców, którzy wykonują działalność usługową prowadzenia ksiąg rachunkowych za szkody powstałe w wyniku jego działania lub zaniechania i w związku z realizowaną działalnością. Co to oznacza w praktyce?
Co obejmuje polisa OC dla biura rachunkowego?
Posiadając obowiązkową polisę OC zyskujesz konkretną ochronę finansową – suma ubezpieczenia OC dla biura księgowego jest określana w rozporządzeniu Ministra Finansów. Obecnie minimalna suma gwarancyjna dotycząca jednego zdarzenia, jeżeli przedmiotem działalności biura rachunkowego są czynności usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, wynosi równowartość w złotych 10 000 euro. Oznacza to, że jeżeli dojdzie do szkody, ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie do wysokości sumy gwarancyjnej. Warto więc zastanowić się nad jej zwiększeniem.
Typowe przypadki objęte ubezpieczeniem
Najczęstsze przypadki, które mogą być podstawą roszczeń klienta wobec biura rachunkowego, to przede wszystkim błędy popełniane przez pracowników, które wynikają np. z niewiedzy, pośpiechu, zmęczenia lub rozkojarzenia. Niestety, nawet mając wieloletnie doświadczenie oraz bardzo wysokie kwalifikacje zawodowe, praca księgowego nierozerwalnie jest związana z ryzykiem pomyłki. Jeżeli zdecydujesz się na dodatkową opłatę, ubezpieczenie biura rachunkowego może objąć np. kadry i płace oraz doradztwo podatkowe.
Identyfikacja i zarządzanie ryzykiem w biurze rachunkowym
Ubezpieczenie OC dla biura rachunkowego, które prowadzi usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych to obowiązek, a nie Twoje prawo – musisz mieć to na uwadze. Jeżeli nie wykupisz polisy w odpowiednim terminie narażasz się na konkretne konsekwencje w postaci grzywny lub kary ograniczenia wolności. Polisa OC stanowi dodatkowo jeden z najważniejszych elementów zarządzania ryzykiem w biurze rachunkowym – dobierając odpowiednie ubezpieczenie masz dużą szansę na to, że w przypadku roszczeń klienta nie zostaniesz sam z problemem.
Najczęstsze ryzyka w pracy biura rachunkowego
Wyżej wspomnieliśmy, że praca księgowego jest obarczona dużym ryzykiem błędów. Nie dotyczą one jednak wyłącznie błędów w obliczeniach lub podczas wypełniania dokumentów, ale również pomyłek dotyczących terminów składania wniosków, deklaracji itp. co może skutkować konkretnymi stratami finansowymi klienta oraz konsekwencjami prawnymi. Zdarza się również, że biuro księgowe zapomina o konieczności sporządzenia wymaganych sprawozdań. Powody podobnych błędów są różne: brak wystarczających kwalifikacji zatrudnianej kadry, zbyt duża liczba klientów, rozkojarzenie itp.
Strategie minimalizowania ryzyka
Odpowiednio dobrana polisa OC to jeden z kluczowych elementów strategii zarządzania ryzykiem w biurze rachunkowym. Oczywiście, żadne ubezpieczenie nie będzie w stanie wyeliminować problematycznych błędów, ale pomoże poradzić sobie z ich finansowymi konsekwencjami. Poza wykupieniem polisy odpowiedzialności cywilnej, biuro rachunkowe w strategii minimalizowania ryzyka powinno uwzględnić również prawidłowe budowanie zespołu pracowników o wymaganych kwalifikacjach oraz dostosowanie liczby klientów do realnych możliwości zatrudnianego zespołu.
Proces zakupu i odnawiania polisy OC
Kupując polisę OC dla biura rachunkowego, najpierw dokładnie porównaj oferty kilku towarzystw ubezpieczeniowych – dzięki temu będziesz w stanie wybrać polisę, która realnie odpowiada Twoim indywidualnym oczekiwaniom i potrzebom. Jeżeli chcesz wiedzieć, na co w pierwszej kolejności powinieneś zwrócić uwagę, czytaj dalej. Zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze wskazówki!
Jak wybrać odpowiednie ubezpieczenie OC?
Zakres obowiązkowego ubezpieczenia OC dla biur rachunkowych określa rozporządzenie, dlatego zestawiając ze sobą polisy różnych towarzystw ubezpieczeniowych zwróć uwagę na kwestię ceny ubezpieczenia. Poza tym, zastanów się również, jakie dodatki rozszerzające polisę OC mogą okazać się dla Ciebie przydatne oraz sprawdź OWU ubezpieczenia, czyli wyłączenia odpowiedzialności (lista szkód, za które ubezpieczyciel nie wypłaci odszkodowania). Podejmując ostateczną decyzję upewnij się również, że wybrane przez Ciebie towarzystwo ubezpieczeniowe jest dobrze oceniane przez innych klientów. Kluczowe znaczenie ma również jakość obsługi – idealnie, jeżeli większość spraw związanych z ubezpieczeniem można załatwić online.
Koszty obowiązkowego ubezpieczenia OC dla biur rachunkowych
Właściciele biur rachunkowych, którzy są zobligowani do wykupienia obowiązkowego ubezpieczenia OC często zastanawiają się, ile kosztuje polisa i co ma wpływ na jej cenę. Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że koszty ubezpieczenia są jednym z najważniejszych czynników branych pod uwagę w czasie wyboru odpowiedniej oferty, dlatego niżej znajdziesz najważniejsze informacje na ich temat. Sprawdź, od czego zależy cena polisy OC!
Czynniki wpływające na cenę polisy OC
Dzisiaj takie polisy, jak OC członków zarządu, OC pojazdu, czy OC w życiu osobistym, można zamówić wygodnie online. Również OC dla biura rachunkowego można w każdej chwili zakupić przez Internet. Dzięki wygodnemu kalkulatorowi, bardzo szybko można samodzielnie wybrać wysokość składki. Zwykle cena OC biur rachunkowych wynosi około kilkuset złotych w skali roku. Decydując się na dodatkowe pakiety, trzeba się liczyć ze wzrostem wysokości składki nawet do poziomu kilku tysięcy złotych na rok. Wpływ na koszt ubezpieczenia ma również liczba pracowników zatrudnionych przez biuro. Jeśli więcej osób zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, wówczas właściciel biura musi ubezpieczyć również swoich pracowników, co podnosi koszty. Na polisie OC nie warto jednak oszczędzać, ponieważ przynosi wiele korzyści i zapewnia spokój.
Porady dotyczące efektywnego zarządzania kosztami ubezpieczenia
Koszty ubezpieczenia OC w biurze rachunkowym warto przeanalizować już na etapie wybierania odpowiedniej polisy. Jak wspomnieliśmy wyżej, zanim wykupisz ubezpieczenie, najpierw porównaj ceny dostępnych na rynku polis. W ten sposób zyskasz pewność, że wybrałeś najbardziej opłacalne pod względem finansowym rozwiązanie. Poza tym regularnie sprawdzaj oferty cenowe ubezpieczeń OC – dzięki temu, jeżeli termin Twojej polisy zacznie się zbliżać do końca, będziesz mógł zmienić ubezpieczyciela.
Wskazówki i porady dla biur rachunkowych
Na koniec przygotowaliśmy dla Ciebie jeszcze kilka najważniejszych porad dotyczących polisy OC dla biur rachunkowych. Mamy nadzieję, że nasze wskazówki ułatwią Ci troskę o własne interesy. Dowiedz się, co zrobić, jeżeli pojawią się roszczenia ze strony klienta oraz czemu suma gwarancyjna jest jedną z kluczowych kwestii, które powinieneś mieć na uwadze wybierając odpowiednie ubezpieczenie.
Najlepsze praktyki w zakresie ubezpieczeń OC
Jednym z podstawowych błędów biur rachunkowych, który niestety może mieć dla Ciebie bardzo negatywne konsekwencje, jest niewłaściwy wybór polisy OC. Pamiętaj, że kluczowe znaczenie ma minimalna suma gwarancyjna, która powinna być dopasowana do wysokości transakcji księgowanych przez Twoje biuro. Dzięki temu, jeżeli zajdzie potrzeba, ubezpieczyciel będzie w stanie wypłacić odszkodowanie, które w całości pokryje szkodę. W przeciwnym wypadku, różnica będzie musiała być uregulowana przez biuro rachunkowe, co może stanowić dla niego duże obciążenie finansowe.
Jak postępować w przypadku roszczeń?
Każde towarzystwo ubezpieczeniowe wyznacza własną ścieżkę postępowania w przypadku roszczeń ze strony klienta, chociaż wiele jej etapów będzie takich samych z uwagi na obowiązki ustawowe. Po pierwsze: szkodę powinieneś zgłosić do ubezpieczyciela najszybciej jak się da. Szkoda oznacza otrzymanie przez biuro rachunkowe roszczeń ze strony klienta. Po drugie: do zgłoszenia koniecznie dołącz wszystkie niezbędne dokumenty, np. pismo, które otrzymałeś od klienta oraz pismo z precyzyjnym opisem zdarzenia. Pamiętaj jednak, że ubezpieczyciel może od Ciebie wymagać okazania innych dokumentów – to kwestia indywidualna.
Podsumowanie
Ubezpieczenie OC biura rachunkowego to ważny element minimalizowania ryzyka, które jest związane z prowadzeniem podobnej działalności – polisa da Ci wsparcie finansowe i pomoże zadośćuczynić roszczeniom ze strony klientów w zakresie zdarzeń, które obejmuje. Wybierając odpowiednią ofertę ubezpieczeniową zwróć uwagę na sumę gwarancyjną oraz cenę polisy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Mamy nadzieję, że dzięki naszym wskazówkom łatwiej wybierzesz polisę OC, która realnie zabezpieczy Twoje interesy, dlatego dodatkowo przygotowaliśmy dla Ciebie odpowiedzi na kilka najczęściej pojawiających się w temacie ubezpieczeń OC dla biur rachunkowych pytań.
Co robić w przypadku sporu z ubezpieczycielem?
Jeżeli decyzja ubezpieczyciela w przypadku pojawienia się roszczeń ze strony klienta biura rachunkowego będzie odmowna, można się od niej odwołać. Spory z ubezpieczycielami często kończą się ugodą lub mediacją, a jeżeli mimo starań osiągnięcie porozumienia nie jest możliwe, niektórzy ubezpieczeni decydują się na skierowanie powództwa do sądu powszechnego.
Jakie są konsekwencje braku OC dla biura rachunkowego?
Jeżeli zgodnie z przepisami prawa Twoje biuro rachunkowe jest w gronie tych, które muszą posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC, nie wykupując polisy możesz się narazić na karę grzywny, a nawet karę pozbawienia wolności. Poza tym, w przypadku roszczeń ze strony klienta nie możesz liczyć na pomoc finansową ubezpieczyciela.
