Twój pracodawca zdecydował, że będziesz musiał udać się w delegację i na pewno chcesz jak najlepiej przygotować się do wyzwań, z jakimi wyjazd służbowy się wiąże. Nie zapomnij jednak o tym, że poza jak najlepszym zaprezentowaniem firmy – należy też dobrze przygotować się do takiej podróży pod względem formalnym, aby uniknąć niedomówień.
W tym poradniku rzucamy więcej światła na temat kosztów podróży służbowej, ze szczegółowym wyjaśnieniem tego, które z nich leżą w Twojej gestii, a jaki ich zakres powinien pokrywać pracodawca.
Z tego artykułu dowiesz się:
Podstawowe koszty pokrywane przez pracodawcę
Aby wiedzieć, jak rozliczać delegacje – przede wszystkim jako pracownik musisz wiedzieć, jakie dokładnie koszty ustawowo musi pokrywać Twój pracodawca, który wysyła Cię do odbycia wyjazdu służbowego w ramach pracowniczych obowiązków.
Transport
Jednym z kluczowych wydatków związanych z podróżą służbową, a równocześnie tym pokrywanym przez pracodawcę jest koszt transportu. Właściwie żadne rozliczenie wyjazdu służbowego nie obejdzie się bez tego punktu, bez względu na to, jaki środek lokomocji ostatecznie został wybrany do odbycia podróży do wskazanego przez pracodawcę miejsca docelowego.
Noclegi
Zwrot kosztów podróży służbowej należy się również z tytułu wydatków na nocleg. Ważne jest jednak podkreślenie, że choć pracownik często ma wolną ręką co do wyboru miejsca pobytu na czas delegacji, to kluczem jest tutaj cena, której nie może przekroczyć – aby to pracodawca pokrywał koszty. Ustawowo określone jest, aby kwota za jedną noc nie przekraczała dwudziestokrotności diety przypisanej na wyjazd. Niezwykle ważne jest, aby wszelkie wątpliwości omówić ze swoim pracodawcą jeszcze przed samą podróżą.
Diety
Skrupulatne rozliczenie delegacji pracownika oczywiście też musi obejmować tzw. diety. Ich wysokość jest uzależniona od kilku różnych czynników, na przykład od tego, czy chodzi o wyjazd służbowy na obszarze kraju, czy za granicę. Na wysokość diety wpływa również czas trwania samej podróży. Warto podkreślić również to, że dieta pracownicza ogólnie należy się pracownikom wtedy, gdy przebywają w podróży służbowej dłużej niż przez 8 godzin.
Dodatkowe koszty pokrywane przez pracodawcę
Dieta, transport i noclegi to wciąż nie wszystko, co można wpisać w rachunek kosztów podróży. Ważne jest więc rozeznanie się, co ponadto można wpisać do ostatecznego rozliczenia, aby z jednej strony nie być w żaden sposób stratnym, ale z drugiej strony – nie narzucać na pracodawcę kosztów, do których nie jest zobowiązany.
Ubezpieczenia
Ubezpieczenie pracownika również wlicza się w koszty delegacji. Tutaj dobrą praktyką, rekomendowaną dla pracodawców jest wykupienie rozszerzonego pakietu Assistance, które daje dużo większe profity w porównaniu do podstawowego, pracowniczego ubezpieczenia. Ma to podwójne znaczenie zwłaszcza w przypadku służbowych wyjazdów zagranicznych, zarówno tych na terenie Unii Europejskiej, jak i poza obszar naszego kontynentu. Jeśli chcesz sprawdzić różne typy ubezpieczeń, zajrzyj na Kioskpolis.pl – to porównywarka, która pozwala sprawdzić oferty różnych ubezpieczycieli, znajdując na przykład ubezpieczenie turystyczne.
Wizy i paszporty
W kontekście wyjazdów zagranicznych w celach służbowych nie można zapomnieć o kosztach związanych z koniecznością uzyskania wizy oraz paszportu – dla terenów znajdujących się poza Unią Europejską. Tego rodzaju delegacja pracownika również wiąże się z tym, że to właśnie pracodawca musi pokryć wszystkie koszty związane z pozyskaniem ww. dokumentów.
Wynajem samochodu
Jeśli podróż służbowa będzie wymagała skorzystania z usługi wynajmu samochodu, to kolejny koszt pokrywany przez pracodawcę. Dlatego zastanawiając się, jak rozliczyć delegację, pamiętaj, że jeśli jako pracownik korzystałeś z najmu samochodu – ten koszt również możesz zaliczyć i to bez prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Koszty, które pracownik może pokryć i uzyskać zwrot
Szukając informacji na temat tego, jakie koszty ponosi pracodawca w czasie delegacji swojego pracownika – poza wyżej wymienionymi jest jeszcze kilka dodatkowych, które zdecydowanie warto jest mieć na uwadze.
Paliwo i opłaty drogowe
Jeśli jako pracownik w czasie podróży służbowej poniesiesz niezbędne dla jej odbycia wydatki związane z tankowaniem, bądź opłatami drogowymi – jak przejazd autostradą, czy inną drogą płatną, to również będzie wliczone w poczet kosztów pracodawcy. Należy Ci się zwrot z tego tytułu.
Parkowanie i opłaty za autostrady
W trakcie podróży służbowej, zarówno w kraju, jak i za granicą – nierzadko możesz trafić na konieczność parkowania w płatnej strefie. Dobra informacja jest taka, że zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej, ten wydatek również wlicza się w poczet kosztów poniesionych przez pracodawcę. Podobnie, jak w przypadku wyżej wspomnianych opłat za autostrady.
Koszty dodatkowe
Wszelkie wątpliwości związane z tym, jakie koszty dodatkowe były niezbędne dla odbycia delegacji i winny być rozliczane przez pracodawcę, a jakie były wydatkami zbędnymi należy wyjaśniać w oparciu o stworzone dla tego celu rozporządzenie dot. podróży służbowej.
Jakie koszty nie są zwykle pokrywane przez pracodawcę?
Podczas przygotowań do delegacji warto również się zastanowić nad takimi kwestiami jak: czy można płacić kartą firmową za prywatne zakupy. Powiązane również z tym jest zagadnienie tego, jakie koszty mogą wystąpić podczas podróży służbowej, ale nie będą tymi, które podlegają pod rozliczenie dla pracodawcy. Są to wszelkiego rodzaju wydatki na rozrywki, czy inne wydatki o prywatnym charakterze. W związku z tym należy zapamiętać, że nie można używać środków pochodzących z firmowego konta do regulowania wydatków na potrzeby prywatne.
Wydatki prywatne
Wszelkie koszty, które nie są niezbędne do odbycia podróży służbowej oraz te, które nie są związane z pełnieniem obowiązków pracowniczych podczas delegacji – należy uznać za wydatki prywatne. Nie można ich wpisać do rozliczenia delegacji, tym samym nie są one pokrywane przez pracodawcę.
Koszty za rozrywkę
Nie ulega wątpliwości, że koszty za wszelkiego rodzaju rozrywkę – którą chcemy sobie zorganizować podczas podróży o charakterze służbowym, ponosimy osobiście. Czy to wyjście do kina po wypełnieniu obowiązków pracowniczych, czy zwiedzanie okolicznych atrakcji – nic z tego nie może zostać wpisane do rozliczenia z delegacji.
Jakie dokumenty należy zachować dla celów rozliczeniowych?
Aby księgowanie kosztów podróży służbowej mogło zostać zrealizowane we właściwy sposób – konieczny jest komplet dokumentów, które są potwierdzeniem sposobu wydatkowania firmowych środków. Wszelkie faktury, paragony i innego rodzaju dokumenty wchodzą w końcowy skład rachunków kosztów podróży służbowej.
Rachunek kosztów podróży
Właściwe uzupełnienie rachunku kosztów podróży, uzupełnionego o niżej wyszczególnione dokumenty jest podstawą do właściwego rozliczenia delegacji w księgowości firmy. Wzór takiego rachunku bez problemu znajdziesz w sieci internetowej.
Niektóre z danych, których nie może w nim zabraknąć są następujące:
- miejsce wyjazdu,
- nazwa miejscowości docelowej,
- cel podróży,
- liczba dni i godzin spędzonych w delegacji,
- imię i nazwisko pracownika,
- stanowisko pracownika,
- data i godzina wyjazdu
- data i godzina powrotu.
Wyżej wymienione dane muszą zostać dla celów sporządzenia rachunku uzupełnione również o informacje na temat stawek i wartości przysługujących podróżującemu diet. Konieczna jest też wzmianka na temat stosowanych podczas podróży środkach lokomocji oraz całościowa suma poniesionych kosztów w ramach delegatury pracowniczej.
Faktury i paragony
Koszty podróży służbowej muszą zostać udokumentowane, a dowodem poniesienia wydatku zwykle są rachunki i faktury.
Inne dokumenty
Czasem zdarza się, że uzyskanie faktury bądź rachunku nie było możliwe. W takich przypadkach niezbędne jest pisemne oświadczenia o wydatkach sporządzone przez pracownika. Poza informacjami na temat samych wydatków konieczne jest uwzględnienie w tym oświadczeniu, dlaczego tradycyjna dokumentacja nie była możliwa.
Jak prawidłowo rozliczyć koszty podróży służbowej?
Koszty podróży służbowej nie mogą być rozliczane zgodnie z indywidualnym “widzimisię”, ale należy się tutaj trzymać ustawowo określonych rozwiązań. Konieczne jest skrupulatne wypełnienie rachunków kosztów podróży, trzymanie się terminów oraz procedur rozliczeń.
Wypełnienie rachunku kosztów podróży
Aby rachunek kosztów podróży był wypełniony w całości we właściwy sposób, konieczne jest upewnienie się, że nie brakuje w nim żadnej z obowiązkowych informacji. Do takich wymogów z całą pewnością należy konieczność ewidencjonowania wszystkich dat i godzin – zarówno w odniesieniu do wyjazdów, przejazdów, jak i powrotu. Musisz absolutnie wyszczególnić miejscowości, w których przebywasz w ramach delegatury oraz określić koszty dotyczące środka transportu, diet, noclegu.
Terminy i procedury rozliczeń
W związku z obowiązującą aktualnie w polskim prawie procedurą rozliczeń podróży służbowej najważniejsze do zapamiętania jest to, że pracownik winien dokonać rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Termin jest taki sam w przypadku podróży krajowej, jak i zagranicznej.
Przykłady rozliczeń
Aby jak najlepiej zrozumieć sposób rozliczania podróży służbowej, można posłużyć się przykładem. Dobra informacja jest taka, że nie brakuje ich w sieci internetowej. Wystarczy krótki research na frazę przykłady rozliczeń i można zapoznać się ze skrupulatnie opisanymi wariantami, zarówno dla delegacji krajowej, jak i zagranicznej.
